Principais dúvidas e melhores práticas dos Canais de atendimento

Os canais de atendimento são muito eficientes para a comunicação das famílias com a escola. Você pode criar diversos canais, desde Secretaria e Financeiro, como também Cantina e Biblioteca e desse modo tornar a comunicação na escola bilateral.

Portanto, tiramos diversas duvidas ao longo do artigo para te auxiliar a criar os canais da melhor forma possível!

• O que é um Canal de atendimento?
• Como criar um Canal de atendimento?
• Como adicionar mais responsáveis aos canais 
• Principais mudanças dos canais de comunicação 
• Como criar um canal sem que a pessoa tenha cadastro no ClassApp
• Qual a diferença entre Funcionários/admins e Canais? 
• Quais as diferenças entre grupos e canais? 
• Tempo de resposta nos canais

O que é um Canal de atendimento?

Um Canal de atendimento ou Canal de comunicação, dentro do ClassApp, é um tipo de perfil que permite a comunicação bilateral, possibilitando o envio de mensagem para alunos e de alunos para o Canal. Eles são administrados por funcionários previamente cadastrados no menu Pessoas. 😉

Pense no Canal como uma função ou um setor existente na sua instituição e que irá interagir diretamente com os responsáveis pelos alunos. A vantagem do Canal é a possibilidade de existirem vários usuários administrando-o.  

🗣️ Por exemplo, na secretaria você pode ter a funcionária Leila e sua colega Silvia, ambas dentro do mesmo canal chamado "Secretaria". Caso uma nova funcionária venha a ser contratada, basta criar um conta para ela no menu Pessoas e em seguida adicioná-la ao Canal "Secretaria". Se a Leila for transferida para o setor de Matrículas, basta excluir seu usuário do perfil "Secretaria" e adicioná-lo no perfil "Matrículas". Quem chega em um novo canal passa a ter acesso a todo o histórico dele, facilitando muito a adaptação do novo funcionário.

Dessa forma, se a escola permite que os alunos mandem mensagens aos professores, eles serão também, canais de comunicação, por conta dessa comunicação bilateral entre funcionários e alunos. O que você deve ter em mente é que por trás de um canal sempre deve existir uma pessoa para administrá-lo, e que sempre receberá mensagens dos alunos e pais! ✅

Funcionários que não são Canais não recebem mensagens de pais.

Como criar um Canal de atendimento?

Preparamos um conteúdo em vídeo, curto e dinâmico, com o passo-a-passo detalhado para que vocês criem novos canais no ClassApp:

Além disso, a seguir detalhamos o passo a passo!

👉🏼 Para criar um canal você deve entrar na aba "Canais" e clicar no botão "Adicionar canal".

Agora é só adicionar as informações e configurações deste canal: 

1. Nome que o canal terá (obrigatório); 
2. ID Externo: código do perfil na escola ou que represente o perfil do funcionário. É um controle interno visível somente para os administradores (opcional);
3. Descrição do canal: descrever o canal. Uma opção é colocar, por exemplo, o horário de atendimento (opcional). Olha só como fica para o aluno: 

1. Adicionar foto: você pode realizar o upload de uma foto ou ainda utilizar uma das opções que deixamos disponíveis (opcional);
2. Responsáveis: adicionar as pessoas (funcionários ou administradores) que irão administrar o canal, ou seja, enviar e receber e responder as mensagens dos alunos. É crucial que o perfil que você escolha já tenha um usuário cadastrado, ou seja, seu e-mail ou telefone já estejam confirmados no ClassApp. É uma parte muito importante da criação de um canal e é obrigatório também, sem responsáveis, o canal não é criado para melhor experiência dos pais, responsáveis e alunos. 
3. Visibilidade: aqui você irá escolher se o canal terá acesso a todos os alunos da escola, na qual a opção é "Visível para todos" ou personalizar para grupos específicos da escola. Por exemplo: no canal da Coordenação do Ensino Médio, você pode adicionar somente os grupos do Ensino Médio, e não todos os alunos do colégio.

Depois de preencher com todas as informações e configurar o canal, é só clicar em "Adicionar canal". 🤩🤩

Como adicionar mais responsáveis aos canais 

👀 Você pode adicionar pessoas aos canais de duas maneiras:

1. Durante a criação ou edição do canal, selecionando os responsáveis nos quais irão administrá-lo. Lembrando que neste caso, o responsável já deve ter um usuário (e-mail ou telefone) cadastrado no ClassApp. 
2. Depois de já criado, você pode adicionar uma nova pessoa que irá responder e enviar mensagens.
   

   Para isso, você deve procurar pelo nome na aba "Canais", clicar e depois entrar em "Contas". Aqui, você pode cadastrá-lo pelo e-mail ou telefone do responsável e enviar o convite.

   Se a pessoa já possui cadastro no ClassApp, ela deve aceitar o convite diretamente no perfil. 

   😁 Mas caso a pessoa ainda não tenha cadastro, o convite chegará pelo e-mail ou SMS, conseguindo assim realizar o primeiro login. 

Principais mudanças dos canais de comunicação 

Com a atualização realizada no ClassApp, os canais de comunicação tiveram algumas mudanças importantes para o funcionamento no dia a dia das escolas e famílias! Vamos conhecer algumas delas? 😍😍

1. Aba exclusiva para canais: agora os canais possuem uma aba no menu organização destinados somente para eles, assim, a escola consegue achar facilmente os canais criados!
2. ID Externo e Descrição: na hora da criação dos canais, esses dois campos ficam ao lado do nome do canal, para que fique mais fácil a organização e visualização dessas informações
3. Criação de canais: agora os canais são criados em sua própria aba no Menu no botão Adicionar Canais, deixando mais clara o processo de criação e também de selecionar os responsáveis pelo atendimento aos pais
4. Visibilidade: deixamos mais claro quem tem acesso ao canal de atendimento criado, ou ele é segmentado em um ou mais grupos, ou está acessível a todos os alunos, pais, responsáveis ou clientes da instituição
5. Permissões administrativas: um canal, por padrão, não possui permissões administrativas.
       ⚠️ Importante: caso queira que um dos responsáveis pelo canal tenha permissão, adicione-as no perfil dele de funcionário, no menu Pessoas.
   
6. Adicionar responsáveis: durante a criação do canal só é possível adicionar pessoas que já possuam cadastro no ClassApp, ou seja, que tenham seu celular ou e-mail confirmados, para garantir a melhor experiência para os pais, responsáveis e alunos.
7. Transformar em Pessoa em Canal e Canal em Pessoas: Caso verifique que um determinado funcionário precisa dessa comunicação bilateral com os pais de envios e respostas é possível mudá-lo para Canal, selecionando-o e clicando em "Transformar em Canal".

   O mesmo se aplica aos canais criados por engano, ou que após um estudo entenderam que não é necessário deixá-lo com a comunicação aberta com as famílias. Saiba mais como realizar esse processo clicando aqui! 

Como criar um canal sem que a pessoa tenha cadastro no ClassApp

✨Caso você precise criar um canal de comunicação, para que os alunos consigam enviar mensagens, sem que exista no ClassApp um funcionário ou admin para gerenciá-lo, não será possível adicioná-lo durante a criação do canal, no menu Canais. 

Para que dê certo, você deverá criar o perfil dessa pessoa como funcionário ou admin, na aba "Pessoas", enviar o convite para o celular ou e-mail cadastrados para, só depois, adicioná-lo como responsável no Canal. Para fazer isso, primeiro, você pode seguir o passo a passo a seguir para criar uma pessoa.

Recomendamos que o funcionário tenha o perfil pessoal e também um canal de comunicação para que a escola consiga se comunicar separadamente e tenha os registros do setor (canal) e funcionário separados para segurança da informação. 🤩

Mas, se preferir, é possível deixar o funcionário somente com o perfil Canal, para isso, depois que perfil estiver criado, você deve entrar na aba "Pessoas", procurar pelo funcionário ou admin, selecionar e clicar em "Transformar em canal": 

Assim, esse canal já aparecerá como destinatário para os alunos e responsáveis. 🚀🚀

Qual a diferença entre Funcionários/admins e Canais? 

😉 É muito importante entender como organizar os perfis dentro do ClassApp para garantir a melhor experiência tanto para a equipe quanto para as famílias.

✔️ Administradores: São os funcionários da escola que possuem a permissão de configurar o ClassApp da instituição adicionando alunos e os demais perfis, criando turmas, configurando as opções de pagamentos e também podendo ter acesso a todas as mensagens trocadas e configurações de comunicação e anexos.

✔️ Funcionários: São os funcionários e equipe da escola que precisam de acesso ao ClassApp para comunicação interna ou envio de comunicações aos pais, responsáveis e alunos. Esse perfil não recebe mensagem diretamente dos pais e alunos.

✔️ Canal: é um setor da instituição ou um "grupo" de pessoas responsável pela comunicação com as famílias como: Secretaria, Coordenação, Diretoria, Financeiro e Professores e Monitores das turmas. Esse perfil está na lista de destinatários dos alunos e pais e eles conseguem se comunicar diretamente com eles, diferente dos funcionários comuns.

⚠️ Um canal é administrado por pessoas, sejam funcionários ou administradores já cadastrados no ClassApp.

Quais as diferenças entre grupos e canais? 

👥 Um grupo no ClassApp são as turmas da escola ou um grupo de pessoas com o qual deseja se comunicar. Eles tem a finalidade de facilitar e organizar a comunicação entre a escola e os alunos e/ou responsáveis, pois quando um grupo de uma turma é criado, é possível enviar comunicados e tarefas selecionando o grupo inteiro nos destinatários, e assim os alunos irão receber a mesma mensagem - como uma lista de transmissão!

No vídeo a seguir, contamos mais detalhes sobre as diferenças entre canais e grupos 🚀

💬 O que pode gerar certa confusão na criação é a criação do "grupo" dos responsáveis por um determinado setor que os pais e alunos poderiam se comunicar, como por exemplo, o grupo da Secretaria que atende os alunos: esse caso no ClassApp seria um canal de atendimento e não um grupo.

Caso tenha mais dúvidas, verifique esse artigo: Diferenças entre grupo e canal

Tempo de resposta nos canais

⏰ O aplicativo mostrará aos pais do tempo de resposta médio de cada canal da escola também! O objetivo é auxiliar as organizações no relacionamento com a família, reduzindo a necessidade de resposta imediata a tudo. 

Com esse recurso, os responsáveis passam a ter uma visão mais assertiva de quando terão o apoio da escola, reduzindo a cobrança de não receberem uma resposta no tempo desejado.

Caso tenha mais dúvidas, verifique esse artigo: Tempo de resposta nos canais. Como utilizar?

Caso tenha ficado com alguma dúvida, você pode conversar com a gente através do chat ou do nosso e-mail suporte@classapp.com.br 😉

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