Os canais de atendimento no ClassApp são essenciais para a comunicação eficiente entre a escola e as famílias. Eles permitem a criação de setores específicos como Secretaria, Financeiro, Cantina e Biblioteca, tornando a comunicação bilateral. Neste artigo, responderemos às principais dúvidas e abordaremos as melhores práticas para você configurar os canais de atendimento da forma mais eficaz.
O que é um Canal de atendimento?
Um Canal de Atendimento no ClassApp é um perfil que permite a comunicação bilateral entre alunos e setores da escola, administrado por funcionários previamente cadastrados. Ele facilita a interação entre famílias e setores como Secretaria e Coordenação. Vários usuários podem administrar um mesmo canal, garantindo flexibilidade e continuidade no atendimento.
🗣️ Um exemplo prático seria: Se a funcionária Leila é responsável pelo canal "Secretaria" junto com sua colega Silvia, e uma nova funcionária é contratada, basta adicioná-la ao canal. Assim, qualquer nova mensagem será gerenciada sem interrupção.
Como criar um Canal de atendimento?
Para criar um canal, siga o passo a passo como o vídeo indica ou então nas instruções abaixo:
👉🏼 Acesse a aba "Canais" e clique em "Adicionar Canal".
Preencha as informações necessárias, como Nome do Canal, ID Externo (opcional), Horário de Atendimento, Descrição do Canal, Foto (opcional), e adicione os responsáveis.
- Nome que o canal terá (obrigatório);
- ID Externo: código do perfil na escola ou que represente o perfil do funcionário. É um controle interno visível somente para os administradores (opcional);
- Horário de atendimento: Defina qual horário de atendimento do seu canal, ou seja, período do dia em que ele poderá responder aos responsáveis e alunos. Por exemplo, se está configurado das 8h às 13h e um dos responsáveis do aluno envia uma mensagem às 14h, ele sabe que deve aguardar por uma resposta a partir das 8h do dia seguinte. Para saber mais, clique aqui.
- Descrição do canal: descrever o canal. Uma opção é colocar, por exemplo, a finalidade do canal para que os responsáveis saibam quem chamar em cada momento.
- Adicionar foto: você pode realizar o upload de uma foto ou ainda utilizar uma das opções que deixamos disponíveis (opcional);
Escolha o Tipo de Canal: se será Conversa Simples ou com Status de Atendimento:
- Conversa Simples: Os atendimentos criados possuem uma estrutura de conversa simples, sem status. Saiba mais em: Conversas: Atendimentos Simples
- Com status de atendimento: Os atendimentos criados possuem status para facilitar o gerenciamento das conversas, além do envio de uma pesquisa CSAT para avaliação do atendimento, gerando dados como tempo médio de atendimento por canal. Saiba mais em: Conversas: Atendimentos Estruturados
E por fim, defina a visibilidade do canal: para todos os alunos ou grupos específicos.
Depois de configurar, é só clicar em "Adicionar canal". 🤩
Como adicionar mais responsáveis aos canais?
👀 Você pode adicionar responsáveis durante a criação ou edição do canal. Se o responsável já tiver um cadastro no ClassApp, basta selecioná-lo. Caso contrário, envie um convite para o e-mail ou telefone cadastrado, para que ele possa aceitar e acessar o canal.
Para isso, você deve procurar pelo nome na aba "Canais", clicar e depois entrar em "Contas". Aqui, você pode cadastrá-lo pelo e-mail ou telefone do responsável e enviar o convite.
Se a pessoa já possui cadastro no ClassApp, ela deve aceitar o convite diretamente no perfil.
😁 Mas caso a pessoa ainda não tenha cadastro, o convite chegará pelo e-mail ou SMS, conseguindo assim realizar o primeiro login.
Principais mudanças dos canais de comunicação
Com a atualização realizada no ClassApp, os canais de comunicação tiveram algumas mudanças importantes para o funcionamento no dia a dia das escolas e famílias! Vamos conhecer algumas delas? 😍😍
- Aba exclusiva para canais: agora os canais possuem uma aba no menu organização destinados somente para eles, assim, a escola consegue achar facilmente os canais criados!
- ID Externo e Descrição: na hora da criação dos canais, esses dois campos ficam ao lado do nome do canal, para que fique mais fácil a organização e visualização dessas informações
- Criação de canais: agora os canais são criados em sua própria aba no Menu no botão Adicionar Canais, deixando mais clara o processo de criação e também de selecionar os responsáveis pelo atendimento aos pais
- Visibilidade: deixamos mais claro quem tem acesso ao canal de atendimento criado, ou ele é segmentado em um ou mais grupos, ou está acessível a todos os alunos, pais, responsáveis ou clientes da instituição
-
Permissões administrativas: um canal, por padrão, não possui permissões administrativas.
⚠️ Importante: caso queira que um dos responsáveis pelo canal tenha permissão, adicione-as no perfil dele de funcionário, no menu Pessoas.
- Adicionar responsáveis: durante a criação do canal só é possível adicionar pessoas que já possuam cadastro no ClassApp, ou seja, que tenham seu celular ou e-mail confirmados, para garantir a melhor experiência para os pais, responsáveis e alunos.
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Transformar em Pessoa em Canal e Canal em Pessoas: Caso verifique que um determinado funcionário precisa dessa comunicação bilateral com os pais de envios e respostas é possível mudá-lo para Canal, selecionando-o e clicando em "Transformar em Canal".
O mesmo se aplica aos canais criados por engano, ou que após um estudo entenderam que não é necessário deixá-lo com a comunicação aberta com as famílias. Saiba mais como realizar esse processo clicando aqui!
Como criar um canal sem que a pessoa tenha cadastro no ClassApp
✨Caso você precise criar um canal de comunicação, para que os alunos consigam enviar mensagens, sem que exista no ClassApp um funcionário ou admin para gerenciá-lo, não será possível adicioná-lo durante a criação do canal, no menu Canais.
Para que dê certo, você deverá criar o perfil dessa pessoa como funcionário ou admin, na aba "Pessoas", enviar o convite para o celular ou e-mail cadastrados para, só depois, adicioná-lo como responsável no Canal. Para fazer isso, primeiro, você pode seguir o passo a passo a seguir para criar uma pessoa.
Recomendamos que o funcionário tenha o perfil pessoal e também um canal de comunicação para que a escola consiga se comunicar separadamente e tenha os registros do setor (canal) e funcionário separados para segurança da informação. 🤩
Mas, se preferir, é possível deixar o funcionário somente com o perfil Canal, para isso, depois que perfil estiver criado, você deve entrar na aba "Pessoas", procurar pelo funcionário ou admin, selecionar e clicar em "Transformar em canal":
Assim, esse canal já aparecerá como destinatário para os alunos e responsáveis. 🚀🚀
Qual a diferença entre Funcionários/admins e Canais?
😉 É muito importante entender como organizar os perfis dentro do ClassApp para garantir a melhor experiência tanto para a equipe quanto para as famílias.
✔️ Administradores: São os funcionários da escola que possuem a permissão de configurar o ClassApp da instituição adicionando alunos e os demais perfis, criando turmas, configurando as opções de pagamentos e também podendo ter acesso a todas as mensagens trocadas e configurações de comunicação e anexos.
✔️ Funcionários: São os funcionários e equipe da escola que precisam de acesso ao ClassApp para comunicação interna ou envio de comunicações aos pais, responsáveis e alunos. Esse perfil não recebe mensagem diretamente dos pais e alunos.
✔️ Canal: é um setor da instituição ou um "grupo" de pessoas responsável pela comunicação com as famílias como: Secretaria, Coordenação, Diretoria, Financeiro e Professores e Monitores das turmas. Esse perfil está na lista de destinatários dos alunos e pais e eles conseguem se comunicar diretamente com eles, diferente dos funcionários comuns.
⚠️ Um canal é administrado por pessoas, sejam funcionários ou administradores já cadastrados no ClassApp.
Quais as diferenças entre grupos e canais?
👥 Um grupo no ClassApp são as turmas da escola ou um grupo de pessoas com o qual deseja se comunicar. Eles tem a finalidade de facilitar e organizar a comunicação entre a escola e os alunos e/ou responsáveis, pois quando um grupo de uma turma é criado, é possível enviar comunicados e tarefas selecionando o grupo inteiro nos destinatários, e assim os alunos irão receber a mesma mensagem - como uma lista de transmissão!
No vídeo a seguir, contamos mais detalhes sobre as diferenças entre canais e grupos 🚀
💬 O que pode gerar certa confusão na criação é a criação do "grupo" dos responsáveis por um determinado setor que os pais e alunos poderiam se comunicar, como por exemplo, o grupo da Secretaria que atende os alunos: esse caso no ClassApp seria um canal de atendimento e não um grupo.
Caso tenha mais dúvidas, verifique esse artigo: Diferenças entre grupo e canal
Tempo de resposta nos canais
⏰ O aplicativo mostrará aos pais do tempo de resposta médio de cada canal da escola também! O objetivo é auxiliar as organizações no relacionamento com a família, reduzindo a necessidade de resposta imediata a tudo.
Com esse recurso, os responsáveis passam a ter uma visão mais assertiva de quando terão o apoio da escola, reduzindo a cobrança de não receberem uma resposta no tempo desejado.
Caso tenha mais dúvidas, verifique esse artigo: Tempo de resposta nos canais. Como utilizar?
Caso tenha ficado com alguma dúvida, você pode conversar com a gente através do chat ou do nosso e-mail suporte@classapp.com.br 😉
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