Os canais de atendimento no ClassApp são essenciais para a comunicação eficiente entre a escola e as famílias. Eles permitem a criação de setores específicos como Secretaria, Financeiro, Cantina e Biblioteca, abrindo a possibilidade de comunicação da família com a escola.
Neste artigo, responderemos às principais dúvidas e abordaremos as melhores práticas para você configurar os canais de atendimento da forma mais eficaz.
O que é um Canal de atendimento?
O Canal de Atendimento é um tipo de perfil que permite o envio de mensagens por parte dos alunos e responsáveis para os setores da escola, administrado por funcionários previamente cadastrados. Ele facilita a interação entre famílias e setores como Secretaria e Coordenação. Vários usuários podem administrar um mesmo canal, garantindo flexibilidade e continuidade no atendimento.
🗣️ Um exemplo prático seria: Se a funcionária Leila é responsável pelo canal "Secretaria" junto com sua colega Silvia, e uma nova funcionária é contratada, basta adicioná-la ao canal. Assim, qualquer nova mensagem será gerenciada sem interrupção.
Como criar um Canal de atendimento?
Passos para criar um canal:
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Acesse a aba "Canais" 📋
Navegue até a seção de canais na plataforma. -
Clique em "Adicionar Canal" 📂
Inicie o processo de criação do canal. -
Preencha as informações necessárias 🔄
- Nome do Canal (obrigatório): O nome que o canal terá.
- ID Externo (opcional): Um código que represente o perfil do funcionário ou da escola, visível apenas para administradores.
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Horário de Atendimento: Defina quando o canal estará disponível. Por exemplo, se configurado das 8h às 13h, os responsáveis saberão que devem aguardar por uma resposta a partir das 8h do dia seguinte, caso enviem uma mensagem após o horário. Para saber mais, clique aqui.
- Descrição do Canal: Indique a finalidade do canal para que os responsáveis saibam como utilizá-lo.
- Adicionar Foto (opcional): Realize o upload de uma foto ou escolha uma das opções disponíveis.
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Responsável (obrigatório): Nesta seção, clique em "+ Selecionar usuários" para definir quais funcionários ficarão responsáveis por cuidar do canal de atendimento e responder as famílias.
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Escolha o Tipo de Canal e a visibilidade 🗂️
Tipo de Canal:
- Conversa Simples: Atendimentos sem status, ideais para interações diretas. Saiba mais em: Conversas: Atendimentos Simples
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Com Status de Atendimento: Inclui status para gerenciar conversas e enviar uma pesquisa CSAT para avaliação. Saiba mais em: Conversas: Atendimentos Estruturados
Visibilidade: Defina se o canal será acessível a todos os alunos ou apenas a grupos específicos.
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Após configurar tudo, é só clicar em "Adicionar canal". 🤩
Confira um tutorial completo em vídeo sobre a criação dos canais de atendimento:
Como adicionar novos funcionários aos canais?
👥 Você pode adicionar novos funcionários ao canal de atendimento sempre que precisar! Para isso, você deve:
- Procurar e clicar no nome do canal no menu "Canais"
- Acessar a aba "Contas", à esquerda da página. Nesta aba, caso necessário, você pode cadastrá-lo pelo e-mail ou telefone.
- Clicar em "Enviar o convite".
Se a pessoa já possui cadastro no ClassApp, ela deve aceitar o convite diretamente no perfil. Saiba mais em: Dúvidas sobre Convites Pendentes
Como criar um canal sem que a pessoa tenha cadastro no ClassApp
✨ Caso precise criar um canal para que alunos enviem mensagens a um funcionário ou administrador que ainda não estão no ClassApp, você deve primeiro criar o perfil dessa pessoa na aba "Pessoas" e enviar o convite para o celular ou e-mail cadastrados. Para fazer isso, preparamos um tutorial completo disponível sobre como criar uma pessoa no ClassApp.
Apenas depois desse processo, será possível criar um canal e adicioná-lo como responsável pelo atendimento.
É recomendado que o funcionário tenha um perfil pessoal e um canal de comunicação separados, para segurança da informação. No entanto, se preferir, o funcionário pode ser deixado apenas com o perfil Canal.
Após a criação do perfil, no menu Pessoas, procure pelo funcionário, selecione e clique em "Transformar em Canal". Assim, o canal já aparecerá como destinatário para alunos e responsáveis. 🚀
Qual a diferença entre Funcionários/Admins e Canais?
✔️ Administradores: Funcionários da escola que podem configurar todo o ClassApp: adicionam alunos, criam turmas e têm acesso a todas as mensagens e configurações. São perfis do tipo "Pessoa" e podem enviar mensagens para as famílias, mas não ficam disponíveis para receber mensagens de alunos e responsáveis.
✔️ Funcionários: Equipe que precisa de acesso ao ClassApp para comunicação entre colaboradores ou envio de mensagens aos pais e alunos, mas não recebe mensagens diretamente das famílias.
✔️ Canal: São perfis criados para funcionários da instituição, ou mesmo um "grupo" de pessoas responsáveis pela comunicação com as famílias como: Secretaria, Coordenação, Diretoria, Financeiro e Monitores das turmas. Esse tipo de perfil fica disponível para recebimento de mensagens das famílias, diferentemente dos perfis do tipo "Pessoa".
⚠️ Um canal pode ser criado por funcionários ou administradores já cadastrados no ClassApp.
Quais as diferenças entre grupos e canais?
👥 Um grupo no ClassApp representa a turma de alunos da escola, ou um grupo de pessoas com quem deseja se comunicar. Os grupos facilitam a comunicação, permitindo enviar mensagens a todos os integrantes simultaneamente, como uma lista de transmissão.
No vídeo a seguir, contamos mais detalhes sobre as diferenças entre canais e grupos 🚀
💬 É importante não confundir a criação de um grupo de funcionários com a criação de um perfil do tipo Canal de atendimento, que recebe mensagens das famílias. O grupo funciona apenas como um conjunto de perfis do ClassApp, enquanto os canais são perfis que podem enviar e receber mensagens.
Para mais detalhes, confira o artigo: Qual é a diferença entre Grupo e Canal?
Tempo de resposta nos canais
⏰ O aplicativo agora mostra aos responsáveis o tempo médio de resposta de cada canal da escola, auxiliando na relação com a família e reduzindo a expectativa de respostas imediatas.
Para mais informações, verifique o artigo: Como utilizar os Tempos de Resposta nos canais do ClassApp
Caso tenha ficado com alguma dúvida, você pode conversar com a gente através do chat ou do nosso e-mail suporte@classapp.com.br 😉
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