Como acompanhar o status de uma cobrança?

Monitorar o status das cobranças enviadas aos alunos é fundamental para manter a saúde financeira da sua escola. Neste artigo, você aprenderá como acompanhar as cobranças de forma eficiente e entender os diferentes status de pagamento. Vamos orientá-lo passo a passo para garantir que você possa verificar suas cobranças com facilidade e precisão. Vamos começar? 🤩

Você poderá analisar os status de duas formas na Dashboard de pagamentos: 

• Como funciona a tela de receitas?
• Como funciona a tela de cobranças?

Como funciona a tela de Receitas?

Ao entrar na opção ClassPay, você terá a visão de todas as receitas da escola e as primeiras opções são os filtros, que irão facilitar a sua busca, principalmente quando se trata dos status das cobranças! 😉

Você poderá realizar três filtros: 

• Período: Logo na primeira parte da tela você encontrará o filtro por data que estará por padrão no mês atual. Aqui, você pode selecionar datas específicas para analisar os dados. Isso facilita para entender quais os recebimentos de cada semana, o que irá receber nos próximos dias e o que já deveria ter recebido. Você pode selecionar um intervalo de até 2 meses.
• Método: Verifique todas as cobranças do período de acordo com o método de pagamento selecionado: boleto, cartão, pix ou manualmente (opção disponível apenas nos Sistemas Financeiro e Matrículas).
• Status: as opções de status das cobranças são: 
  • Pagas: a data de vencimento está no período selecionado no filtro e já foram pagas;
  • À vencer: ainda não foram pagas e a data de vencimento está no período selecionado;
  • Estornadas: já foram pagas e estornadas;
  • Recusado: o pagamento por cartão de crédito foi recusado pela instituição de pagamento. Entre em contato com nossa equipe para mais informações nesse caso.
  • Expirada: São cobranças que venceram do ClassPay e não podem mais ser pagas
    
  • Vencidas: São cobranças do Sistema Financeiro que ainda podem ser pagas pelos responsáveis.

Depois de clicar em "Aplicar" ao lado dos filtros, você poderá acompanhar as cobranças na listagem que aparece abaixo, verificando: 

• Status: situação da cobrança, que pode ser: 
  • Pagas;
  • Vencidas;
  • À vencer;
  • Estornadas;
  • Recusado;
  • Expirada.

• Vencimento: data de vencimento da cobrança enviada ao aluno. 
• Aprovado em: data na qual o recebimento foi aprovado pela instituição de pagamento.
• Título: título da cobrança que foi criado na hora de enviar na mensagem.
• Valor: valor da cobrança que foi enviada ao aluno.
  

• Esses valores são dinâmicos! Eles podem ser alterados de acordo com o método de pagamento escolhido, se a escola optou pela absorção de taxas ou não e também se há descontos e/ou juros e multa aplicados (funcionalidades do Sistema Financeiro). Saiba mais sobre isso aqui.

• Método: método de pagamento que o responsável do aluno escolheu. 
• Se ainda estiver em branco é porque o responsável ainda não escolheu um dos métodos disponibilizadas.
• Pessoa: nome do aluno no qual a cobrança foi enviada e embaixo, o nome do responsável que realizou o pagamento.

⚠️ Importante: Lembrando que, se a cobrança foi enviada direto pelo ClassPay, após o vencimento da mesma, é necessário criar uma nova cobrança, pois não será possível efetuar o pagamento. 

Como funciona a tela de Cobranças?

Na segunda opção, dentro da página ClassPay, estão todas as "Cobranças" enviadas agrupadas por mensagem. Desta forma, se você enviou o pagamento para vários alunos, consegue ver o status de cada um agrupado na mesma mensagem enviada. 👏🏻

Na listagem, aparecem as seguintes colunas: 

• Data de envio: data que a escola enviou a mensagem com a cobrança aos alunos;
• Título: nome da cobrança que foi enviada pela mensagem. Importante: não é o título da mensagem;
• Valor: valor da cobrança enviada aos alunos;
• Pagamentos: nesta coluna mostrará o total de cobranças que já foram pagas e o total de cobranças enviadas aos alunos nessa mensagem;
• Status: variam entre
• Pendente: ficará neste status até todos os destinatários daquela mensagem tenham pago ou até a data de vencimento da mesma; 
• Vencida: se ainda há cobranças pendentes depois da data de vencimento, ficará vencida;
• Paga: quando todos os alunos que receberam aquela cobrança tiverem pago;
• Expirada: Quando uma cobrança do ClassPay passa de seu vencimento, não pode mais ser paga.
• Data de vencimento: dia selecionado para o vencimento da cobrança.

Ao lado das colunas, existem mais algumas funções importantes, de acordo com os status das cobranças: 

Clicando no botão com os três pontinhos, você tem 3 possibilidades:

• Ver mensagem: na qual você poderá entrar e verificar a mensagem da cobrança enviada.
• Lembrar pendentes: Caso a cobrança ainda possa ser paga, use essa opção para notificar todos que ainda não pagaram a cobrança!
• Exportar: caso prefira verificar todas as informações em planilhas! 📊

No botão a direita, que aparece um olhinho, você terá informações mais completas sobre as cobranças de cada aluno que recebeu a mensagem 👀: 

1. Valor da cobrança: valor referente à cobrança enviada ao aluno (incluindo a taxa);
2. Data de vencimento: a data selecionada para o vencimento do pagamento;
3. Data de envio: data na qual a mensagem com a cobrança foi enviada aos alunos;
4. Multa: caso a cobrança tenha sido criada pelo ClassPay, não é possível definir um valor de multa, então estará sempre "SEM". Mas se foi criada pelo Sistema Financeiro, a escola poderá escolher qual o valor ou porcentagem da multa e estará disponível para acompanhamento.
5. Desconto por antecipação: similar ao funcionamento da multa, no ClassPay não é possível definir, ela é exclusiva do Sistema Financeiro;
6. Juros diários: também é da mesma forma que Multa e Desconto por antecipação. 

Abaixo, você conseguirá visualizar os detalhes por aluno, caso a mensagem tenha sido enviada com diversos destinatários:

• Pessoa: nome aluno que recebeu a cobrança; 
• Status: poderá ser:
  • Pendente: aluno ainda não efetuou o pagamento ou ainda não foi confirmado pela Instituição de pagamento;
  • Cobrança expirada: passou a data de vencimento e o pagamento não foi realizado ou ainda está em aprovação;
  • Paga: pagamento realizado e aprovado;
• Método de pagamento: qual o método de pagamento selecionado;
• Parcelas: qual a quantidade de parcelas escolhidas;
• Valor recebido: valor já recebido pela escola, que dependendo do número de parcelas, o número poderá variar;
• Última atualização: qual a data da última atualização, ou seja, última interação que foi feita com a cobrança. 

Com todas essas informações ficará ainda mais fácil acompanhar as cobranças dos alunos e a saúde financeira da escola! 🤩 😍

Lembre-se, sempre que precisar, estaremos disponíveis para te ajudar pelo pelo chat que fica disponível no site ou pelo e-mail suporte@classapp.com.br 😉

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