Como realizar a atualização de alunos no ClassApp para escolas com integração por View

Se sua escola utiliza integração com um sistema de gestão (ERP) ou banco de dados por view, é importante seguir os passos corretos para realizar a transição do ano letivo. No ClassApp, a sincronização dos dados é feita conforme os dados disponíveis na view.

⚠️ Avisos importantes:

• Não cadastre ou atualize alunos diretamente no ClassApp. Alterações feitas manualmente podem ser sobrescritas ou gerar duplicações.
• Seu ERP atualiza os dados automaticamente no dia 01/01/2025 e por isso integração de alunos será pausada no dia 30/12/2024 (até a data de agendada), para garantir que a virada de ano ocorra corretamente. Caso possua integração de boletos, as mensagens continuarão sendo enviadas corretamente.
• O que acontece quando a integração é pausada?
  • Novos alunos de 2025 não serão cadastrados no ClassApp.
  • Alunos que saíram em 2024, permaneceram ativos até que a virada de ano ocorra na data que a escola agendar

⚠️ O que são integrações por View?
Integrações por view, realizamos a conexão com o banco de dados da escola para acessar as informações disponíveis na View, processamos esses dados e integramos com ClassApp.
Alguns dos ERPs compatíveis com esse processo são:

Passos para realizar a atualização:

1. Atualizar os dados no sistema da escola

Antes de agendar a virada do ano letivo e a sincronização com o ClassApp:

• Certifique-se de que todas as informações de alunos, turmas e grupos estejam completas e atualizadas na View.
• Garanta que os grupos e turmas para 2025 estejam devidamente configurados.
• Caso tenha dúvidas sobre como realizar as atualizações, entre em contato com o suporte do sistema de gestão ou TI da escola.

2. Agendar a sincronização no ClassApp

Após finalizar as atualizações no ERP:

1. Acesse o link de agendamento: Agendar Virada de Ano 2025.
2. Escolha uma data disponível para a sincronização.
3. Preencha as informações solicitadas, como o nome da escola, e-mail e outros dados necessários.
4. Confirme o agendamento.

⚠️ Pontos de atenção importantes:

• A sincronização será concluída até as 18h do dia agendado.
• O link de agendamento foi enviado para todos os administradores da sua escola. Recomendamos alinhar internamente para garantir que o agendamento seja feito apenas uma vez, evitando inconsistências nos dados.

3. Apagar grupos antigos no ClassApp

Após receber o e-mail de confirmação do agendamento (enviado para o e-mail informado no formulário), siga estes passos para apagar os grupos de 2024:

1. Clique no nome da escola na parte superior esquerda do ClassApp para acessar o menu de organização.
2. Vá até a aba “Grupos”.
3. Localize os grupos de 2024 e clique no ícone de lixeira ao lado de cada grupo. Confirme a exclusão.

Dica: Se você apagar um grupo por engano, não se preocupe! O grupo será atualizado automaticamente no dia da sincronização, no horário agendado.

4. Atualizar funcionários e administradores nos grupos de 2025

Após a sincronização dos dados, é necessário verificar e atualizar os funcionários e administradores manualmente nos grupos de alunos de 2025.

1. Acesse o menu de organização.
2. Clique em “Grupos” e selecione o grupo desejado.
3. Adicione ou edite os funcionários e administradores conforme necessário.

Boas práticas para garantir uma sincronização eficiente

• Revisar os cadastros no ERP antes do agendamento: Confirme que os dados estão completos e corretos.
• Planejar internamente o agendamento: Garanta que apenas uma pessoa da escola realize o agendamento.
• Evitar alterações manuais no ClassApp: Sempre priorize o ERP como a fonte principal de dados para evitar conflitos e duplicações.

Dúvidas ou suporte?

Estamos à disposição para ajudar! Entre em contato pelo chat no site ou envie um e-mail para suporte@classapp.com.br. 😊