Como realizar a atualização de alunos no ClassApp para escolas com Activesoft

Se sua escola utiliza o sistema Activesoft, todo o processo de atualização de alunos, turmas e grupos para 2025 deve ser realizado diretamente nele. O ClassApp apenas sincroniza os dados configurados no Activesoft.

⚠️ Avisos importantes:

• Não cadastre ou atualize alunos diretamente no ClassApp. Qualquer alteração precisa ser feita exclusivamente no Activesoft para refletir no ClassApp.
• Somente um ano letivo ativo por vez: No Activesoft, apenas um ano letivo pode ficar ativo. Certifique-se de que os dados de 2025 estejam prontos antes da sincronização

Após concluir a virada de ano, não é possível reverter o processo, por isso garanta que esteja tudo correto para atualizar os dados de 2025

Passos para Atualização

1. Finalizar o Roteiro de Virada de Ano no Activesoft

Antes de agendar a atualização no ClassApp, sua escola precisa:

1. Seguir o Roteiro de Virada de Ano disponibilizado pelo Activesoft.
2. Configurar todas as informações de alunos, turmas e grupos para o ano letivo de 2025.
3. Caso tenha dúvidas sobre o processo, entre em contato diretamente com o suporte do Activesoft pelo e-mail: atendimento@activesoft.com.br.

2. Agendar a Atualização no ClassApp

Após finalizar o roteiro no Activesoft:

1. Acesse o link para agendamento: Calendly - Virada de Ano 2025 - Activesoft.
2. Escolha uma data disponível para a sincronização.
3. Preencha as informações solicitadas, como nome da escola, e-mail e outros dados necessários.
4. Confirme o agendamento.

⚠️ Pontos de atenção importantes:

• A sincronização será concluída até as 18h do dia agendado.
• O link de agendamento foi enviado para todos os administradores da sua escola. Recomendamos alinhar internamente para garantir que o agendamento seja feito apenas uma vez, evitando inconsistências nos dados.

3. Apagar grupos antigos no ClassApp

Após receber o e-mail de confirmação do agendamento (enviado para o e-mail informado no formulário), apague manualmente os grupos de 2024 no ClassApp:

1. Acesse o menu de organização, clicando no nome da escola no canto superior esquerdo.
2. Vá até a aba “Grupos”.
3. Localize os grupos de 2024, clique no ícone de lixeira ao lado de cada grupo e confirme a exclusão.

4. Atualizar funcionários e administradores nos grupos de 2025

Após a sincronização, atualize manualmente os funcionários e administradores nos grupos, caso necessário:

1. Acesse o menu de organização no ClassApp.
2. Clique em “Grupos” e selecione o grupo desejado.
3. Adicione ou edite os responsáveis por cada grupo.

Dica: Se apagar um grupo por engano, não se preocupe! O grupo será recriado automaticamente na próxima sincronização com o Activesoft.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O que são os status dos alunos no Activesoft?

• Os status no Activesoft indicam a etapa da jornada escolar em que o aluno se encontra, como:
  • Pré-Matrícula → Matriculado → Cursando → Aprovado
• Para integrar os alunos no ClassApp, você precisa selecionar quais status estarão habilitados para acesso.
  • Exemplo 1: Se você deseja que alunos em Pré-Matrícula já acessem o ClassApp, selecione essa opção no Activesoft.
  • Exemplo 2: Se apenas alunos Cursando devem acessar o ClassApp, selecione apenas este status.

Os alunos com status não selecionados no Activesoft não serão integrados ao ClassApp.

Quais grupos devo adicionar no Activesoft para 2025?

• Você deve adicionar somente os grupos que não existiam em 2024 ou que serão novos para 2025.
  • Exemplo 1: Em 2025, sua escola terá aulas de Espanhol. Para criar o grupo no ClassApp, adicione essa informação no Activesoft.
  • Exemplo 2: Em 2024, apenas alunos do Ensino Médio tinham acesso ao ClassApp. Se em 2025 você quer incluir alunos do Cursinho, é necessário criar esses grupos no Activesoft.

Caso não existam novos grupos, não é necessário adicionar nada.

Se eu ainda não atualizei meu sistema de gestão, devo agendar a data no ClassApp?

• Sim, você pode agendar, mas os dados devem estar atualizados até o dia anterior ao agendamento.
  • Exemplo: Se você agendar a sincronização para 26 de janeiro de 2025, o sistema Activesoft deve estar atualizado até 25 de janeiro de 2025.

Caso contrário, os dados desatualizados serão sincronizados no ClassApp.

Boas Práticas

• Garanta que os dados no Activesoft estejam completos e atualizados antes de agendar no ClassApp. Dados incompletos podem gerar problemas na sincronização e duplicação de alunos.
• Defina os grupos e turmas de 2025 corretamente no Activesoft, pois essas informações serão importadas automaticamente para o ClassApp.
• Revise os cadastros de alunos, turmas antes de iniciar o processo.
• Verifique os status dos alunos no Activesoft (Ex.: Matriculado, Pré-matrícula) para garantir que apenas os desejados sejam sincronizados com o ClassApp.

Suporte

Caso fique com alguma dúvida, entre em contato com o suporte ClassApp pelo chat ou e-mail: suporte@classapp.com.br.