Como gerencio minhas cobranças?

A aba de "cobrança" no Módulo Financeiro tem como objetivo facilitar o acompanhamento das cobranças referentes a um período específico, com informações dos alunos e da saúde financeira da escola. Há a possibilidade de realizar diversos filtros e acompanhar todos os status de pagamento dos alunos, além de outras informações muito importantes! Vamos lá? 🚀🚀

Acompanhe pelos tópicos:

• Como acessar?
• Como funciona o painel de cobranças?
• Como gerencio minhas cobranças?
• Como personalizar o período das cobranças?
• Como filtrar as cobranças? 
• Mais ações

Como acessar?

Para acessar a aba de cobranças, clique em "Receitas", no menu lateral esquerdo e depois em "Cobranças". 

Como funciona o painel de cobranças?

O painel mostra uma visão geral dos valores já recebidos e em aberto, veja abaixo: 

• Valor recebido: Mostra a soma de todos valores já pagos pelos responsáveis e que já foram aprovados e conciliados pela instituição de pagamento!

   Exemplo🤗 : Se o responsável pagou um valor de R$1029,00 (seja com juros, multa e/ou desconto), o valor neste cartão será de R$1029,00. Ou seja, valor pago pelo responsável = valor recebido.

  ⚠️ Importante: o valor recebido não é o valor disponível para o saque, pois ainda não está descontada a taxa sobre o pagamento (absorvida pela instituição ou não).

• Valor a receber: Uma previsão do que a instituição tem para receber no período, sendo o valor já pago pelos responsáveis e ainda em aberto (atraso ou a vencer). 

   ⚠️Importante: o responsável já pode ter pago alguma cobrança, mas ainda estar em aprovação pela instituição de pagamento, nesse caso o valor ainda estará pendente e o status da cobrança poderá ser: vencido ou a vencer.

• Valor vencido: Todas as cobranças com vencimento naquele período e que estão em atraso. 

   ⚠️Importante: o responsável do aluno pode já ter pago alguma cobrança, mas ainda não foi aprovada pela instituição de pagamento, então esse valor constará no vencido até terminar a análise. Saiba mais sobre a liquidação de pagamentos clicando aqui. 

• Valor a vencer: Valor que está a vencer, ou seja, todas as cobranças que vencem naquele período e que os responsáveis ainda não pagaram ou pagaram, mas a instituição de pagamento ainda não aprovou.

Como gerencio minhas cobranças?

Abaixo do painel, temos a lista de alunos em que você verá, em detalhes, todas as cobranças que vencem no período selecionado (ou que já venceram). E algumas informações irão facilitar a leitura dos dados:

• Nome e grupos que faz parte: nome do aluno e todos os grupos que ele faz parte no ClassApp;
• Cobrança & contrato: identificador da cobrança e contrato referente à que está sendo mostrada;
• Vencimento: data de vencimento da cobrança;
• Valor: valor total desta cobrança;
• Status: irá mostrar se a cobrança está paga, vencida, a vencer, agendada, estornada ou cancelada;
• Leitura: status de recebimento ou leitura pelo responsável.

Como personalizar o período das cobranças?

Logo na primeira parte da tela você encontrará o filtro por data que estará por padrão no mês atual: 

Aqui, você pode selecionar datas específicas para analisar os dados. Isso facilita para entender quais os recebimentos de cada semana, o que irá receber nos próximos dias e o que já deveria ter recebido.

Então, depois de selecionar as datas, é só clicar em "Aplicar" e na tela mostrará as cobranças dos alunos.

Como filtrar as cobranças?

Clicando em Filtro é possível utilizar outros tipos de filtros que vão ajudar ainda mais em todo o acompanhamento: 

• Aluno: aqui é possível filtrar pelos nomes dos alunos específicos, conseguindo verificar as cobranças dos alunos na respectiva data aplicada. Você pode selecionar mais de um aluno por vez 😌
  •        Dica 😉: utilize o filtro de alunos para pesquisar irmãos, por exemplo, assim é possível identificar os pagamentos respectivos aos alunos. Um caso que pode acontecer é pagamento duplicado de um deles, em que o irmão não tem o pagamento realizado - com esse filtro, a visualização fica mais fácil! 
• Grupo: filtre pelos grupos da escola, por exemplo, o 1ª série do Ensino Médio, e assim, será possível verificar todas as cobranças referente aos alunos do grupo selecionado;
• Método: verifique todas as cobranças do período de acordo com o método de pagamento selecionado: boleto, cartão ou pix!
         Dica🤩 : é interessante utilizar essa opção para avaliar qual deles está sendo mais efetivo, por exemplo, se as cobranças por cartão tem maior taxa de pagamento na data correta, ou se o boleto tem maior taxa de atraso e o pix tem um tempo menor para receber um valor!
• Status: as opções de status das cobranças são: 

• • Pagas: a data de vencimento está no período selecionado no filtro e já foram pagas;
  • Vencidas: venceram no período selecionado e ainda não foram pagas;
  • À vencer: ainda não foram pagas e a data de vencimento está no período selecionado;
  • Agendadas: ainda não foram enviadas ao alunos, mas possuem data de vencimento naquele período do filtro;
  • Estornadas: já foram pagas e estornadas;
  • Canceladas: cobranças que venceriam ou já vencidas no período, mas que foram canceladas no sistema.

• Leitura: confira a lista de cobranças de acordo com o status da mensagem que foi enviada com a cobrança ao responsável do aluno, analisando se a mensagem foi somente recebida ou se já foi lida. Desta forma, você pode confirmar se o responsável leu a mensagem de uma cobrança que está vencida, por exemplo, ou se nem chegou a ler a mensagem.
• Desabilitados: por padrão do sistema, os alunos desabilitados serão mostrados na página de cobrança, mas é possível tirar a seleção deste filtro e analisar somente os alunos ativos.

👉 👉 Não se esqueça de clicar em "Aplicar Filtros" depois de selecionar as opções desejadas.

Mais ações que podem ser realizadas em cada cobrança:

Em cada cobrança é possível realizar diferentes ações de acordo com o status da mesma. 

Abaixo temos um glossário com o significado de cada ação disponível nas cobranças: 

• Mais detalhes: Vai levar para a página do aluno, com a lista de todas as cobranças enviadas à ele;
• Perfil do aluno: Leva à página no qual existem os usuários cadastrados no perfil do aluno - com nome, telefone e e-mail. Você pode clicar aqui para verificar os dados para ações pontuais;
  
• Ver mensagem: Mensagem que foi enviada ao aluno com a cobrança;
• Estornar: Aqui você pode estornar o dinheiro que foi recebido, mas somente para pagamentos realizados por CARTÃO DE CRÉDITO;
• Ver boleto: Visualizar o boleto que foi gerado;
• Notificar: Quando a cobrança está vencida ou a vencer, você pode mandar uma notificação para os usuários do perfil do aluno avisando que tem uma cobrança vencida ou a vencer;
• Cancelar: Cancelar a cobrança quando está vencida ou a vencer para o aluno significa que o responsável não conseguirá realizar mais o pagamento desta cobrança e não receberá mais notificações da mesma.
• Baixa manual: Neste último caso você pode dar uma baixa manual na cobrança, ou seja, marcar como paga a cobrança que o responsável pagou de outra forma para a escola. Assim, o acompanhamento fica mais fácil pois as cobranças ficam em dia.
  ⚠️ Importante: o valor com a baixa manual não ficará disponível no sistema e isso será mostrado no dashboard.

Para a baixa manual você deve: 

1. Colocar a data em que foi pago; 
2. Escolher se o responsável pagou o valor total ou uma parte dele; 
3. Pode colocar uma observação (por exemplo: como foi paga a cobrança); 
4. Por último, pode anexar um arquivo do comprovante de pagamento.

    Dica 😉: Leia mais sobre a baixa manual clicando aqui.

Ficou com dúvidas? Não tem problema! Nosso time está preparado para atendê-lo! Entre em contato com a gente pelo chat ou email: suporte@classapp.com.br 💙.