O ClassApp está em evolução contínua para entregar excelência e agilidade na comunicação da escola. O lançamento de Arquivos no ClassApp chegou para melhorar ainda mais a troca de informações entre toda a comunidade escolar!
A função Arquivos possibilita que a escola armazene e disponibilize aos alunos, responsáveis e funcionários, os documentos que acessam com mais frequência. Por exemplo: Calendário anual, cardápios, material escolar, entre outros.
Dessa maneira, os documentos ficarão centralizados e fixados em um só espaço, com acesso facilitado sempre que for necessário!
Reunimos neste artigo as principais informações que você precisa saber para utilizar essa novidade do ClassApp:
- Adicionar pasta
- Adicionar arquivos dentro de uma pasta
- Adicionar arquivos fora de uma pasta
- Formatos de arquivos permitidos
- Editar arquivos e pastas
- Excluir arquivos e pastas
- Pesquisar arquivos e pastas
- FAQ
Adicionar pasta
As pastas são a melhor forma de organizar os arquivos compartilhados pela escola, facilitando a busca e o acesso aos documentos sobre um mesmo tema, ou direcionados a um mesmo grupo, por exemplo.
No ClassApp da escola, apenas perfis de Administradores poderão adicionar e configurar pastas.
Na visualização Web, acesse Arquivos no menu lateral à esquerda, conforme indicado na imagem abaixo:
Após abrir o menu Arquivos, Clique em “Adicionar Novo” e, em seguida, em “Pasta”:
Será exibida uma tela de configurações, onde deverão ser preenchidas as informações de identificação da pasta, como Nome da pasta (etapa 1) e Descrição (etapa 2), confira a seguir:
Na etapa Compartilhamento (etapa 3), é feita a configuração de quais perfis conseguirão acessar o conteúdo da pasta. São três opções de visibilidade:
- Todos podem acessar: A pasta de arquivos ficará visível para todos os grupos da escola, inclusive grupos criados após a criação e disponibilização da pasta.
- Somente funcionários: A pasta ficará disponível para todos os perfis de Funcionários cadastrados na escola.
- Grupos selecionados: Apenas grupos e/ou perfis específicos poderão visualizar a pasta. Para determinar quais serão estes grupos e/ou perfis, basta clicar no botão “+ Adicionar” e selecionar conforme desejar. Confira abaixo:
Atenção: Ao selecionar perfis (e não o grupo completo), o perfil terá acesso à pasta independente dos grupos que estiver participando.
Através das Tags (etapa 4) é possível determinar para quais tipos de usuários a pasta ficará disponível, dentre as Tags que a escola possui. Caso não seja selecionada nenhuma Tag, todos os usuários cadastrados no perfil do aluno receberão a permissão de acesso à pasta.
Saiba mais sobre as Tags em: Tag’s do ClassApp
Ao finalizar o preenchimento das informações, basta clicar em “Adicionar pasta”. Confira a seguir o passo a passo completo:
Adicionar arquivos dentro de uma pasta
Para adicionar arquivos dentro de uma pasta já configurada, acesse a pasta e clique em “Adicionar novo” e selecione a opção Arquivo.
O limite de tamanho de arquivo para upload é de até 10 mb.
Dica ClassApp: Você pode comprimir os arquivos maiores de 10 mb para conseguir adicionar.
Em seguida, realize o upload do arquivo (etapa 1) e preencha as informações de Nome e Descrição do arquivo (etapas 2 e 3). Quando um arquivo é adicionado dentro de uma pasta, ele é automaticamente configurado com as mesmas opções de compartilhamento da pasta. Sendo assim, para concluir, basta clicar em “Adicionar arquivo”.
Adicionar arquivos fora de uma pasta
É possível adicionar arquivos sem vínculo a uma pasta ou subpasta. Para isso, após abrir o menu Arquivos, clique em “Adicionar Novo” e, em seguida, em “Arquivo”.
O limite de tamanho de arquivo para upload é de até 10 mb.
Na tela que será exibida, faça o upload de um arquivo (etapa 1), arrastando o arquivo para a área selecionada, ou realizando o carregamento dos documentos do computador. Veja na imagem abaixo:
Após incluir o arquivo, determine o nome de exibição (etapa 2) e, caso necessário, uma descrição para esse documento (etapa 3).
Na etapa compartilhamento (etapa 4), assim como na criação de uma nova pasta, será determinado para quais destinatários será disponibilizado o arquivo, dentre as opções “Todos podem acessar”, “Somente funcionários” e “Grupos selecionados”. Nesta última opção, também é possível selecionar perfis avulsos para compartilhar o arquivo, e estes terão acesso independente dos grupos que os perfis fizerem parte.
Selecione as Tags (etapa 5) para definir quais tipos de usuários poderão acessar o arquivo. Caso não seja selecionada nenhuma Tag, todos os usuários cadastrados no perfil do aluno receberão acesso ao arquivo.
Após preencher todas as informações solicitadas, revise com atenção e, por fim, clique em “Adicionar arquivo” para concluir o carregamento do arquivo.
Prontinho, seu arquivo será adicionado com sucesso!
Formatos de arquivos permitidos
Cada escola conta com um espaço de armazenamento total de 2GB para utilizar a nova funcionalidade de Arquivos. Para adicionar um arquivo com sucesso, é necessário que ele esteja de acordo com o tamanho de até 10 mb e com os formatos de arquivos permitidos. Confira:
- Arquivos permitidos:
O limite de tamanho do arquivo para upload é de até 10 mb.
- Imagens: JPG, JPEG, PNG.
- Documentos de Texto: PDF, DOC, DOCX.
- Planilhas: XLS, XLSX.
- Apresentações: PPT, PPTX.
- Arquivos não permitidos:
Arquivos que ultrapassam o tamanho de 10 mb.
- Imagens: GIF, BMP.
- Documentos de texto: TXT.
- Planilhas: CSV.
- Vídeos: MP4, MOV, AVI.
- Áudio: MP3, WAV.
- Arquivos Comprimidos: ZIP, RAR.
- Arquivos de Dados: XML, JSON.
- Arquivos de Configuração: INI, CONF.
- Arquivos de Log: LOG, TXT.
- Arquivos Executáveis: EXE, MSI, BAT.
- Scripts: JS, VBS, PS1.
- Arquivos de Sistema: DLL, SYS.
- Arquivos de Banco de Dados: MDB, DB.
- Arquivos de Backup Completo: BAK.
- Arquivos Torrent e P2P: TORRENT, outros relacionados a redes P2P.
- Arquivos de Configuração Sensíveis: CFG, CONFIG.
- Arquivos de Imagem com Scripts Incorporados: SVG com scripts.
-
Arquivos com Macros Incorporadas: Documentos com macros (por exemplo, arquivos DOCM).
Editar arquivos e pastas
Para editar um arquivo ou pasta, o administrador deve clicar no ícone de lápis, exibido na coluna "Ações" do lado direito da tela, conforme indicado na imagem abaixo:
Será aberta uma tela exibindo as opções de configuração, sendo possível editar as seguintes informações:
- Arquivo
- Título
- Descrição
- Opções de compartilhamento
- Tags
Após editar as informações necessárias, basta clicar em “Confirmar” para salvar!
Excluir arquivos e pastas
Para apagar um arquivo ou pasta, basta clicar no ícone de lixeira exibido na coluna "Ações", do lado direito da tela. Veja abaixo:
Atenção: Ao excluir uma pasta, todos os arquivos e subpastas dentro da mesma serão removidos também.
Confirme com atenção se deseja remover o arquivo ou pasta, porque essa ação não poderá ser desfeita. Por fim, clique em “Excluir” para concluir.
Pesquisar arquivos e pastas
A opção de busca está disponível apenas no acesso ao ClassApp pelo computador (Web), e para perfis de administradores da escola.
Para encontrar arquivos ou pastas, basta clicar na barra de busca, e procurar pelo nome do item. Confira abaixo:
Atenção: A ferramenta de busca não identifica termos relacionados ao conteúdo dos arquivos, apenas palavras contidas no título do arquivo ou pasta.
FAQ
- Compartilhei um arquivo com um grupo, mas o responsável de um aluno não consegue acesso. O que pode ter ocorrido?
Pode ser que a tag cadastrada para o responsável seja diferente da tag selecionada nas configurações de compartilhamento do arquivo. Para verificar qual a tag cadastrada nas configurações do arquivo, basta abrir a página de edição, clicando no ícone de lápis.
- Qual o limite de armazenamento em Arquivos?
É disponibilizado um espaço de armazenamento total de 2GB para cada escola, sendo o tamanho máximo por arquivo de 10MB.
- Caso o aluno seja adicionado ao grupo, a família terá acesso aos Arquivos já compartilhados anteriormente com o grupo?
Sim, os perfis dos alunos e familiares terão acesso, desde que estejam cadastrados com as tags que foram configuradas para os arquivos.
- Caso o aluno mude de grupo, como ficará o acesso aos Arquivos?
Ao trocar de grupos no ClassApp, o aluno deixa de ter acesso aos arquivos vinculados à turma antiga e passa a ter acesso aos arquivos e pastas compartilhados com o grupo atual.
- Compartilhei um arquivo com um perfil (sem selecionar todo o grupo), como fica o acesso?
Nesse caso, o arquivo sempre será compartilhado com o perfil selecionado, independente dos grupos que esse perfil fizer parte.
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