Campanha de rematrícula

Com o intuito de facilitar e agilizar todo o processo de matrículas das escolas, a ClassApp inovou e lançou o seu próprio módulo de matrículas.

Com ele, você consegue realizar tudo de modo digital e sem complicação: Tudo pode ser feito por ele, desde o envio das propostas como também a própria negociação, assinatura do contrato e, combinado com a ferramenta de pagamentos da ClassApp, enviar e receber a antecipação e as mensalidades, que podem ser pagas pelos responsáveis direto pelo aplicativo.

 

Nesse artigo veja como começar a sua campanha de rematrícula, os passos de configuração necessários e também como monitorar os resultados. O último bloco introduz a visão do pai/responsável.

 

O que você vai ver nesse artigo:

• Como acessar o módulo de rematrícula
• Como começar uma campanha
• 1. Configurando sua campanha: Informação dos alunos
• 2. Configurando sua campanha: Adicionando propostas
• 3. Configurando sua campanha: Modelo da mensagem e divulgação
• 4. Configurando sua campanha: Configurando as formas de pagamento
• Acompanhando as propostas enviadas
• Visão geral da campanha
• Enviando o contrato e antecipação
• Visão dos pais/responsáveis

 

 

Como acessar o módulo de rematrícula

Se a escola já adquiriu o sistema, é possível acessar o sistema clicando nesse link: https://matriculas.classapp.com.br/.

Você precisará clicar no botão Entrar com o ClassApp:

E permitir o acesso e depois clicar em Contrate agora.

Você precisará confirmar a ciência (mesmo se o valor estiver diferente) e pronto! Será redirecionado ao módulo de matrículas, onde poderá trabalhar na campanha! 🎉 

Como começar uma campanha

Assim que você abrir o seu módulo, você verá a tela inicial de rematrícula. Você deverá clicar na opção “Nova campanha de matrículas” e deverá completar com a informação do período para o qual está fazendo o processo.

 

Não há limites para a quantidade de campanhas geradas e, cada uma delas tem seu próprio acompanhamento.

Logo após, você será redirecionado para a tela do período equivalente, e nela você encontrará os 4 passos para o processo.

Veja abaixo os passos para começar a configuração:

- Informação dos alunos: Configure as informações necessárias personalizadas de cada responsável para assinatura do contrato. 
- Adicionando propostas: Personalize os valores de cada proposta e também as antecipações e possibilidade de parcelamento individualmente por aluno.
- Modelo da mensagem e divulgação: Personalize a divulgação da primeira mensagem que será enviada aos pais com as propostas configuradas
- Configurando as formas de pagamento: Já deixe a conta da escola cadastrada e assine os termos do ClassPay para garantir o recebimento e possibilitar o pagamento direto pelo aplicativo dos responsáveis.

 

 

1. Configurando sua campanha: Informação dos alunos

O primeiro passo é composto pelas informações dos alunos, você deve clicar em “Criar Formulário”:

Esse passo é importante, porque é com ele que a escola obtém as informações necessárias dos responsáveis para uma assinatura do contrato. Você pode criar os campos essenciais que vão compor o contrato.

O sistema já vem com os campos Nome do contratante, CPF e RG pré-configurados, mas é possível editar, excluir e até adicionar novos campos. Depois de concluído, é só clicar em Salvar Formulário:

É possível editar as informações depois de salvar clicando na opção "Revisar Formulário". Após a conclusão, você será redirecionado para a tela da campanha. Veja os próximos passos a seguir.

2. Configurando sua campanha: Adicionando propostas

Dando continuidade, iremos para a o passo dois, onde será possível alimentar a planilha com as propostas que serão enviadas aos alunos.

É possível adicionar quantas propostas desejar e também, negociá-las após o início da campanha no Dashboard que será mostrado mais a frente.

Para iniciar, primeiramente você deve clicar em "Personalizar propostas" para abrir as opções.

O sistema irá abrir a lista com todos os alunos de sua escola ativos direto do ClassApp e, assim, você poderá personalizar as propostas de valores de antecipação e mensalidades individualmente:

• Valor da antecipação: Caso a escola opte por uma parcela antecipada ou para reservar a vaga do aluno, é nesse espaço que você irá inserir o valor. Lembrando que a antecipação será cobrado junto do envio do contrato.
• Parcelamento da antecipação: Em até quantas parcelas o valor da antecipação podem ser dividida.
• Valor da prestação: Corresponde ao valor da parcela de sua anuidade, ou seja, é o valor da mensalidade.
  
• Número de prestações: Quantidade de prestações restante da anuidade, ou seja, sem contabilizar a antecipação, quantas mensalidades o responsável irá contratar.
• Começar a cobrança em: Data inicial da qual as cobranças das prestações começarão a ser enviadas
• Aceitar a proposta até: Data limite para aceite da proposta. Cada proposta criada por aluno, pode ter um prazo para o responsável aceitar, facilitando assim a urgência de realizarem a matrícula mais rápido. 

É possível preencher os valores individualmente ou colando as propostas com o auxílio de uma planilha. Deixamos uma planilha modelo para ser baixada e preenchida com os valores de cada aluno que pode ser acessada clicando em "Baixar planilha modelo".

⚠️ Importante: Ao copiar as informações, você não deve copiar o nome dos alunos da planilha. Apenas copie as informações a partir da coluna do Valor da Antecipação.

Finalizando isso, com as informações corretas, ainda é possível adicionar novas propostas para serem enviadas, para adicionar basta clicar em "adicionar nova proposta" e adicionando os valores para cada aluno.

E por fim, basta clicar em "salvar proposta", para continuar a configuração

3. Configurando sua campanha: Modelo da mensagem e divulgação

Após finalizar o passo 2 da matrícula, será a hora de pensar sobre a mensagem de divulgação. Essa mensagem será enviada junto com as respectivas propostas da de cada aluno. 

Você deverá clicar na opção de “Escrever Mensagem”

 

 

Você será redirecionado para a página de divulgação. Nela, você deverá escrever o assunto e a própria mensagem que, como dito anteriormente, será enviada com as propostas e valores da Matrícula.

Após escrever, você poderá clicar na opção “Pré-visualizar” para ver como ficou sua mensagem e alterar, caso ache necessário. 

Caso esteja tudo certo, você deverá clicar na opção “Salvar Mensagens” e a sua mensagem modelo ficará salva e pronta para ser enviada, quando você iniciar a campanha.

4. Configurando sua campanha: Configurando as formas de pagamento

Finalizando a etapa 3 da rematrícula, será a hora de configurar as formas de pagamento com o ClassPay, ou seja, agora você está no quarto e último passo para iniciar sua campanha.

Caso a escola não ativou o ClassPay, você será redirecionado para cadastrá-lo antes. E caso tenha alguma dúvida sobre o ClassPay, você pode checar neste artigo: Como enviar cobranças pelo ClassApp.

Feito isso, você deverá clicar na opção de “Definir forma de pagamento” para começar.

Após abrir a página de pagamentos, você poderá configurar os campos do ClassPay:

• Selecionar seu banco registrado
• Os métodos de pagamentos disponíveis (Boleto e/ou cartão de crédito)
• E a opção de absorver as taxas dos métodos de pagamentos

 

E para finalizar, após colocar as opções que deseja, basta clicar em "Salvar informações".

Acompanhando as propostas enviadas

Agora que passamos por todos os 4 passos, você poderá revisar tudo caso seja necessário antes de iniciar sua campanha.

Assim, com as informações corretas estamos prontos para enviar a primeira mensagem aos responsáveis com a(s) proposta(s) e o formulário para preencher.

Para dar início, basta clicar no botão "iniciar campanha".

E pronto, a primeira mensagem já foi enviada e a campanha já está ativa. Cada responsável poderá aceitar a proposta e partir para o próximo passo, que é o contrato e pagamento da antecipação da matrícula.

 

Visão geral da campanha

Após finalizar os 4 passos, você terá acesso a sua página de matrícula com o nome de todos os alunos e ao dashboard as informações gerais de matrículas e da antecipação.

Nele, você pode visualizar o status de cada proposta enviada por aluno e acessar as informações de cada um ao clicar em seu nome.

Caso os pais estejam negociando os valores com você, é possível também reenviar a proposta com uma nova negociação, para isso, basta clicar em "Reenviar proposta" sinalizado em azul.

Assim, irá abrir a janela abaixo , onde você pode colocar as informações para uma(s) nova(s) proposta(s).

E antes de finalizar essa etapa, clique em "Pré-visualizar mensagem" que será enviada para checar.

Desse modo, para enviar a nova proposta basta clicar em "Enviar". Você automaticamente visualizará a nova proposta no perfil do aluno.

 

Enviando o contrato e antecipação

A antecipação consiste no envio da cobrança referente ao adiantamento da matrícula, uma espécie de sinal para a reserva de vaga. 

Importante: As configurações de pagamento da escola devem estar configuradas, como ensinado no Passo 4. 

Quando o status estiver “Aguardando envio do contrato”, você precisa clicar sobre o nome do aluno e será direcionado para a página dele, como mostrado anteriormente.

Nessa página, você deverá anexar o contrato, no campo indicado, e logo em seguida clicar na opção “Enviar contrato e antecipação”. Assim, ambos serão encaminhados, via mensagem no ClassApp, para os responsáveis.

Importante: o formato aceito para o envio do contrato é o .pdf

É possível acompanhar o status de assinatura do contrato e antecipação, podendo também reenviar ambos, caso seja necessário.

 

Visão dos pais/responsáveis

Assim que a escola iniciar a campanha, os responsáveis receberão as propostas, como mensagem na ClassApp. Eles poderão preencher as informações e escolher qual proposta aceitar.

Depois que a proposta for aceita e a instituição enviar o contrato e a antecipação, o responsável poderá visualizar o contrato, assiná-lo e pagar a antecipação na mensagem recebida:

Caso os responsáveis tenha alguma dúvida em como realizar o pagamento pelo aplicativo, temos esse tutorial que pode ajudar: Como realizar um pagamento pelo ClassApp

Com isso, todo o processo de rematrícula está finalizado. 

 

 

Viram como é simples? Agora o seu processo de matrícula com suas famílias será muito mais rápido e seguro.

Ficou com alguma dúvida?
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