Agora sou ClassApp - COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS 📄

Olá, bem vindos ao ClassApp! Primeiramente, gostaria de dizer que é uma honra ter vocês aqui conosco 🤩🤩🤩

Podem ter certeza que juntos seguiremos revolucionando a comunicação na sua escola e tornando a experiência dos pais, alunos e de toda a comunidade escolar ainda mais incrível! 

Para que isso seja possível, vamos trazer a seguir alguns pontos importantes sobre o uso do ClassApp e de suas ferramentas. 

Qualquer dúvida, saiba que vocês podem sempre contar com o nosso time de Suporte Técnico que está à disposição através do email suporte@classapp.com.br e do chat online no site pelo computador.

COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS

Estes são alguns artigos da nossa Página de Ajuda relacionados que podem lhe ajudar a ficar craque e ter um completo entendimento sobre o COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS. São artigos bem práticos e dinâmicos, temos certeza que serão úteis:

Como enviar arquivos pelo ClassApp?

Como anexar vários arquivos de uma só vez?

Como cadastrar acessos externos?

Estamos certos de que o momento será de grande aprendizado e que podem surgir algumas dúvidas. Em relação ao COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS, imaginamos que vocês possam estar se perguntando:

• No Escola em Movimento era possível cadastrar documentos para serem compartilhados entre as turmas dos alunos. É possível no ClassApp?

Vamos comentar a seguir algumas possibilidades referentes ao Compartilhamento de Documentos com as famílias dentro do ClassApp:

Possibilidade 1 : Envio de documentos (mídias, arquivos, etc…) através das mensagens;

Em relação a esta possibilidade, pode ter surgido o seguinte questionamento:

• Ao enviar um comunicado no Escola em Movimento havia a possibilidade de anexar documentos, vídeos e fotos. Como funciona no ClassApp?

Uma das maneiras de disponibilizar Documentos no ClassApp, sejam eles arquivos de mídia, como vídeos e fotos ou então outros arquivos como PDF, Word, Planilhas, Apresentações de Slides, etc… é através, justamente, do Envio de Mensagens!

Quando uma mensagem for ser enviada para as famílias, vocês podem selecionar a opção Arquivo e incluir a mídia ou o documento que desejarem! Cada arquivo pode ter até 25 MB e podem ser enviados até 20 arquivos distintos em uma única mensagem.

Dessa forma, a escola pode selecionar apenas os grupos de alunos que devem ter a disposição os documentos específicos. Basta enviar as mensagens com os arquivos em anexo selecionando os destinatários de maneira segmentada!

Algumas preocupações que podem surgir são: as famílias conseguiram visualizar os Documentos que compartilhei com eles? Como as famílias podem encontrar esses Documentos posteriormente?

Em relação a questão da visualização, não se preocupem! Depois que a mensagem foi enviada, vocês podem analisar no Status da mesma, quem visualizou e quem ainda não chegou a abrir a mensagem em questão! Dessa forma, vocês conseguem identificar quais famílias já puderam interagir com os Documentos e checar aquelas que não viram a mensagem e consequentemente não interagiram acessando os Arquivos enviados.

Veja mais detalhes em nosso artigo: Como saber quem visualizou a mensagem enviada?

As famílias também seguirão podendo checar a mensagem e ter acesso aos documentos posteriormente, mesmo com outras mensagens que forem sendo enviadas para o aluno pelos quais eles são responsáveis!

A mensagem seguirá à disposição na Caixa de Entrada e uma ação interessante é que eles podem aplicar filtros na visualização para chegarem à mensagem em questão mais facilmente! 

Você pode ver na imagem abaixo que existem as opções Mídia e Arquivos nos Filtros de Pesquisa. Ao selecionar e aplicar os mesmos, serão exibidas apenas as mensagens em que algum documento foi compartilhado. Ainda é possível refinar o filtro com buscas por remetente e também por título ou conteúdo!

Possibilidade 2 : Disponibilização de links que levam a Documentos através da ferramenta de Acessos Externos; 

Existe ainda uma possibilidade de deixar à disposição para as famílias o acesso a determinados Documentos através de um menu fixo que eles podem acessar quando quiserem pelo aplicativo e pelo site no computador.

Esse menu é chamado de Acessos Externos, pois é uma ferramenta que possibilita o salvamento e disponibilização de links úteis que a escola tenha interesse em deixar à mão para as famílias. Como a ferramenta permite o salvamento de links, obrigatoriamente será feito um redirecionamento para um acesso fora do aplicativo em si, por isso o nome Acessos Externos 😉

Veja mais detalhes sobre como cadastrar novos Acessos Externos em nosso artigo: Como cadastrar acessos externos?

Além da possibilidade de salvar acessos como o do site da escola, link para alguma plataforma, blog, redes sociais, etc… também é possível salvar um redirecionamento para um Documento que esteja salvo na nuvem ou em alguma plataforma online.

Algumas plataformas que podem ser utilizadas são o Google Drive, o OneDrive da Microsoft, entre outros!

Nós vamos deixar aqui um artigo do Google que demonstra como salvar Documentos, Arquivos, Mídias e Fotos em sua nuvem:

Tutorial Google Drive: Upload de documentos 

Para completar também vamos deixar aqui um artigo do Google sobre como gerar um link compartilhado de acesso ao Documento salvo na plataforma para que você possa cadastrar o mesmo em seus Acessos Externos possibilitando que as famílias sejam redirecionadas e tenham acesso ao arquivo que desejarem:

Tutorial Google Drive: Link compartilhado

ATENÇÃO: Ao gerar o link compartilhado de acesso, fique atento para disponibilizar o acesso como Leitor! Isso vai impossibilitar que qualquer pessoa que não os responsáveis da escola que subiram o Documento na plataforma de arquivos em nuvem faça alguma alteração no mesmo.

Então se a escola, por exemplo, deseja deixar à disposição para as famílias o Documento que traz o seu calendário fixo geral de eventos para o ano ou então alguma arte com o Cardápio geral semanal da escola, ou qualquer outro Documento que desejar, também é possível de fazer essa disponibilização através dos Acessos Externos!

Também é legal comentar que em plataformas de arquivos em nuvem como o Google Drive, é possível criar pastas de documentos e vocês podem disponibilizar o link de acesso para a pasta como um todo! 💡💡

OBS: No ClassApp, um link de redirecionamento para documentos incluídos em Acessos Externos vai ficar à disposição de todas as famílias. Não é possível segmentar o acesso por grupos ou alunos específicos. Funcionários não vão ter acesso aos Acessos Externos

• Como criar um item de menu que direciona a um documento no ClassApp?

As famílias vão poder acessar o menu de Acessos Externos quando desejarem e lá terão os itens relacionados a cada um dos links de redirecionamento salvos pela escola. A escola define qual será o título de cada um! Veja abaixo uma imagem do botão que as famílias devem utilizar no acesso pelo Aplicativo no celular para visualizar o menu de Acessos: