Como acompanhar o status de uma cobrança?

Acompanhar os status das cobranças enviadas aos alunos é essencial para entender como está a saúde financeira da sua escola! Então, neste artigo queremos te ajudar para que você consiga realizar esse acompanhamento da melhor forma possível! Vamos lá? 🤩

Você poderá analisar os status de duas formas na Dashboard de pagamentos: 

• Como funciona a aba de receitas?
• Como funciona a aba de cobranças?

- Como funciona a aba de Receitas?

Ao entrar na aba ClassPay, você terá a visão de todas as receitas da escola e as primeiras opções são os filtros, que irão facilitar a sua busca, principalmente quando se trata dos status das cobranças! 😉

Você poderá realizar três filtros: 

• Período: Logo na primeira parte da tela você encontrará o filtro por data que estará por padrão no mês atual. Aqui, você pode selecionar datas específicas para analisar os dados. Isso facilita para entender quais os recebimentos de cada semana, o que irá receber nos próximos dias e o que já deveria ter recebido. Você pode selecionar um intervalo de até 2 meses.
• Método: Verifique todas as cobranças do período de acordo com o método de pagamento selecionado: boleto, cartão ou manualmente (opção disponível apenas nos Sistemas Financeiro e Matrículas).
• Status: as opções de status das cobranças são: 
  • Pagas: a data de vencimento está no período selecionado no filtro e já foram pagas;
  • Vencidas: venceram no período selecionado e ainda não foram pagas;
  • À vencer: ainda não foram pagas e a data de vencimento está no período selecionado;
  • Estornadas: já foram pagas e estornadas;
  • Recusado: o pagamento por cartão de crédito foi recusado pela instituição de pagamento. Entre em contato com nossa equipe para mais informações nesse caso.

Depois de clicar em "Aplicar" ao lado dos filtros, você poderá acompanhar as cobranças na listagem que aparece abaixo, verificando: 

• Status: situação da cobrança, que pode ser: 
  • Pagas;
  • Vencidas;
  • À vencer;
  • Estornadas;
  • Recusado.

• Vencimento: data de vencimento da cobrança enviada ao aluno. 

   ⚠️ Lembrando que, se a cobrança foi enviada direto pelo ClassPay, após o vencimento da mesma, é necessário criar uma nova cobrança, pois não será possível efetuar o pagamento. 

• Aprovado em: data na qual o recebimento foi aprovado pela instituição de pagamento (Pagar.me). 
• Título: título da cobrança que foi criado na hora de enviar na mensagem.
• Valor: valor da cobrança que foi enviada ao aluno.
• Esses valores são dinâmicos! Eles podem ser alterados de acordo com o método de pagamento escolhido, se a escola optou pela absorção de taxas ou não e também se há descontos e/ou juros e multa aplicados (funcionalidades do Sistema Financeiro). Saiba mais sobre isso aqui.

• Método: método de pagamento que o responsável do aluno escolheu. 
• Se ainda estiver em branco é porque o responsável ainda não escolheu um dos métodos disponibilizados.
• Pessoa: nome do aluno no qual a cobrança foi enviada e embaixo, o nome do responsável que gerou o boleto ou já efetuou o pagamento pelo cartão de crédito.

Com todas essas informações você já consegue entrar em contato com os responsáveis dos alunos e enviar novas cobranças, caso necessário! Simples e rápido, não é mesmo? 😁

Agora vamos entender uma outra maneira de acompanhar os status! 

- Como funciona a aba de Cobranças?

Na segunda aba, dentro da página ClassPay, estão todas as "Cobranças" enviadas agrupadas por mensagem. Desta forma, se você enviou o pagamento para vários alunos, consegue ver o status de cada um agrupado na mesma mensagem enviada. 👏🏻

Na listagem, aparecem as seguintes colunas: 

• Data de envio: data que a escola enviou a mensagem com a cobrança aos alunos;
• Título: nome da cobrança que foi enviada pela mensagem. Importante: não é o título da mensagem;
• Valor: valor da cobrança enviada aos alunos;
• Pagamentos: nesta coluna mostrará o total de cobranças que já foram pagas e o total de cobranças enviadas aos alunos nessa mensagem;
• Status: variam entre
• 🟡Pendente: ficará neste status até todos os destinatários daquela mensagem tenham pago ou até a data de vencimento da mesma; 
• 🔴Vencida: se ainda há cobranças pendentes depois da data de vencimento, ficará vencida;
• 🟢 Paga: quando todos os alunos que receberam aquela cobrança tiverem pago;
• Data de vencimento: dia selecionado para o vencimento da cobrança..

Ao lado das colunas, existem mais algumas funções importantes, de acordo com os status das cobranças, olha só: 

Clicando no botão com os três pontinhos, você tem a possibilidade de "Ver mensagem", na qual você poderá entrar e enviar uma resposta ao responsável, por exemplo, lembrando sobre aquela cobrança. Assim, uma notificação aparecerá na caixa de entrada dele! 

Outra opção muito interessante é "Lembrar pendentes", caso a cobrança esteja pendente! Desta forma, todos os usuários que ainda não efetuaram o pagamento, mas que ainda não passou da data de vencimento, irão receber uma notificação no celular os lembrando da cobrança a ser paga! Incrível, não é mesmo? 😍

Por último, você pode exportar, caso prefira verificar todas as informações em planilhas! 📊

No botão ao lado, que aparece um olhinho, você terá informações mais completas sobre as cobranças de cada aluno que recebeu a mensagem, olha só 👀: 

1. Valor da cobrança: valor referente à cobrança enviada ao aluno (incluindo a taxa);
2. Data de vencimento: a data selecionada para o vencimento do pagamento;
3. Data de envio: data na qual a mensagem com a cobrança foi enviada aos alunos;
4. Multa: caso a cobrança tenha sido criada pelo ClassPay, não é possível definir um valor de multa, então estará sempre "SEM". Mas se foi criada pelo Sistema Financeiro, a escola poderá escolher qual o valor ou porcentagem da multa e estará disponível para acompanhamento.
5. Desconto por antecipação: similar ao funcionamento da multa, no ClassPay não é possível definir, ela é exclusiva do Sistema Financeiro;
6. Juros diários: também é da mesma forma que Multa e Desconto por antecipação. 

Abaixo, você conseguirá visualizar os detalhes por aluno, caso a mensagem tenha sido enviada com diversos destinatários:

• Pessoa: nome aluno que recebeu a cobrança; 
• Status: poderá ser:
  • 🟡Pendente: aluno ainda não efetuou o pagamento ou ainda não foi confirmado pela Instituição de pagamento;
  • 🔴 Cobrança expirada: passou a data de vencimento e o pagamento não foi realizado ou ainda está em aprovação;
  • 🟢 Paga: pagamento realizado e aprovado;
• Método de pagamento: qual o método de pagamento selecionado;
• Parcelas: qual a quantidade de parcelas escolhidas;
• Valor recebido: valor já recebido pela escola, que dependendo do número de parcelas, o número poderá variar;
• Última atualização: qual a data da última atualização, ou seja, última interação que foi feita com a cobrança. 

Com todas essas informações ficará ainda mais fácil acompanhar as cobranças dos alunos e a saúde financeira da escola! 🤩 😍

Lembre-se, sempre que precisar, estaremos disponíveis para te ajudar pelo pelo chat que fica disponível no site ou pelo e-mail suporte@classapp.com.br 😉